Rellenar un cheque: lo que necesitas saber

A pesar de vivir en un mundo cada vez más digital, los cheques siguen siendo un método de pago válido y a veces necesario. Ya sea que estés liquidando una factura de servicios públicos, recibiendo tu salario o enviando fondos a un proveedor de servicios, saber cómo llenar un cheque correctamente es una habilidad esencial para cualquier persona con una cuenta bancaria. Esta guía completa te acompañará en todo, desde entender los componentes básicos de un cheque hasta dominar las diversas formas de endosarlo y depositarlo.

Entendiendo lo básico de los cheques antes de comenzar

Antes de aprender cómo llenar un cheque, es importante entender los tres números clave que aparecen en cada cheque. Cada uno de estos números cumple una función específica en el sistema bancario y garantiza que tu cheque llegue al lugar correcto con la información adecuada.

Número de ruta bancaria. El número de ruta de tu banco es un código único de nueve dígitos que identifica tu institución financiera dentro del sistema bancario. Encontrarás este número cada vez que configures la banca en línea, recibas un depósito directo o necesites transferir fondos electrónicamente. Cada banco tiene su propio número de ruta distinto, lo que ayuda a que la red bancaria procese las transacciones con precisión.

Número de cuenta. El número de tu cuenta corriente es único para ti y distingue tu cuenta de otras en el mismo banco. Este número asegura que los fondos se retiren de la cuenta correcta cuando se procesa un cheque.

Número de cheque. Cada cheque que escribes lleva su propio número de identificación. Notarás que este número aparece en dos lugares en el cheque—en la esquina superior derecha y debajo de tu número de cuenta. Este sistema de numeración te ayuda a llevar un registro de qué cheques has escrito y mantener un control organizado de tus transacciones.

Instrucciones paso a paso para completar un cheque

Aprender cómo llenar un cheque correctamente es un proceso sencillo que requiere atención a los detalles. Aquí están los elementos esenciales que necesitas completar:

Agrega la fecha. Comienza escribiendo la fecha en que envías o entregas el cheque en la esquina superior derecha. Esta fecha sirve como registro de cuándo se realizó el pago y ayuda al destinatario a entender el momento de tu pago.

Identifica al beneficiario. En la línea que dice “Páguese a la orden de,” escribe el nombre exacto de la persona, empresa u organización que recibe el pago. Tómate el tiempo para verificar la ortografía correcta y el nombre legal completo—esta precisión es importante para un procesamiento adecuado y un registro correcto.

Ingresa la cantidad numérica. En el recuadro a la derecha del cheque, escribe el monto del pago en números y centavos (por ejemplo, $113.97). Al escribir esta cantidad, colócala lo más a la izquierda posible dentro del recuadro. Esta práctica evita que los estafadores añadan dígitos adicionales para inflar el monto.

Escribe la cantidad en palabras. Debajo de la línea “Páguese a la orden de,” escribe en palabras el monto del pago. Para un cheque por $113.97, escribirías “Ciento trece dólares con 97/100.” Este formato escrito es legalmente vinculante—si existe una discrepancia entre la cantidad numérica y la escrita, prevalece la versión escrita en caso de disputa.

Completa la línea del memo. Aunque es opcional, la sección del memo ofrece un espacio valioso para tus notas. Muchas personas usan esta línea para registrar números de cuenta, referencias o el propósito del pago. Para servicios públicos o impuestos, incluir tu número de cuenta aquí asegura la correcta aplicación de los fondos.

Firma el cheque. Tu firma en el cheque sirve como autorización legal para el pago. Firma en la línea designada en la esquina inferior derecha usando la misma firma que tienes registrada en tu banco. Sin una firma válida, el cheque queda nulo y no puede ser procesado.

Un ejemplo práctico: pagar una factura de electricidad

Para ilustrar cómo llenar un cheque en una situación real, imagina que necesitas pagar a tu compañía eléctrica. Tu estado de cuenta muestra un saldo pendiente de $113.97 y solicita el pago por correo.

Comienza con la fecha en la esquina superior derecha—escribe la fecha específica en que preparas el cheque, como 1 de julio de 2022. Luego, escribe el nombre del beneficiario tal como aparece en tu estado de cuenta o en los materiales de facturación. Si tu compañía eléctrica es “ABC Electric,” escribe exactamente eso en la línea “Páguese a la orden de.” En el recuadro del monto, ingresa “$113.97,” y en la línea de abajo, escribe en palabras “Ciento trece dólares con 97/100.” Muchas compañías de servicios públicos requieren que los clientes incluyan su número de cuenta en la sección del memo, así que anota esa información junto con otros detalles de referencia. Finalmente, verifica que toda la información sea correcta antes de firmar el cheque. Una vez completado, coloca el cheque y cualquier documento requerido en un sobre y envíalo a la dirección proporcionada por tu compañía de servicios públicos.

Protegiéndote: Medidas de seguridad al escribir cheques

Los cheques pueden ser vulnerables al fraude si no se manejan con cuidado. Implementar prácticas de seguridad sólidas al escribir cheques ayuda a proteger tu cuenta bancaria y tu información financiera.

Usa tinta permanente. Siempre escribe los cheques con un bolígrafo en lugar de lápiz. La tinta no puede borrarse ni alterarse, lo que hace mucho más difícil que alguien modifique los detalles del cheque después de haberlo escrito.

Nunca dejes cheques en blanco. Evita la tentación de escribir cheques con anticipación y completar los detalles después. Los cheques incompletos representan riesgos de seguridad graves, ya que cualquiera que tenga un cheque en blanco podría llenarlo fraudulentamente.

Firma solo cuando esté completo. Espera hasta haber llenado el nombre del beneficiario y el monto antes de firmar. Firmar un cheque parcialmente completo da la oportunidad a alguien de alterar la información y crear un cheque inválido o fraudulento.

Evita cheques a nombre de efectivo. Escribir un cheque a nombre de “efectivo” equivale a escribirlo en forma de portador—quien lo posea puede cobrarlo. Esto genera un riesgo importante de fraude.

Minimiza los espacios vacíos. Al escribir el monto numérico, colócalo para que ocupe la mayor parte del espacio en el recuadro del monto. Un espacio vacío permite que alguien agregue dígitos adicionales. De manera similar, al escribir el monto en palabras, extiende la línea hasta el final para evitar adiciones.

Comprender estos principios de seguridad te ayuda a evitar costosos fraudes con cheques y protege tus cuentas financieras.

Qué hacer cuando recibes un cheque

Cuando alguien te da un cheque como pago, deberás endosarlo antes de depositarlo o cobrarlo. El endoso de un cheque es una medida de seguridad que verifica que eres el destinatario previsto y estás autorizado para recibir los fondos.

El área de endoso. La mayoría de los cheques tienen una sección designada en la parte posterior para el endoso, generalmente marcada con una línea o etiquetada como área de endoso. También notarás otra línea que dice “No escriba, estampe ni firme debajo de esta línea”—esta restricción existe porque los bancos necesitan espacio claro para procesar y sellar los cheques durante su manejo interno.

Coincidencia de nombres correctamente. El nombre que firmas en la parte posterior debe coincidir con el nombre del beneficiario escrito en la parte frontal del cheque. Si el cheque tiene tu nombre mal escrito, fírmalo primero con la ortografía incorrecta, luego vuelve a firmarlo con la ortografía correcta. Esta doble firma aclara cualquier discrepancia en el nombre.

Seguridad del endoso. Aunque algunos bancos aceptan ocasionalmente cheques sin endoso, esta práctica es rara y arriesgada. Los depósitos móviles sin endoso a menudo son rechazados, incluso si inicialmente fueron aceptados desde tu teléfono. Los endosos existen principalmente para prevenir fraudes y cobros no autorizados.

Diferentes tipos de endosos de cheques

Los endosos de cheques varían según lo que planees hacer con el cheque y tus preocupaciones de seguridad.

Endoso en blanco (el más común). Con un endoso en blanco, simplemente firmas tu nombre en la parte posterior del cheque. Este método no requiere instrucciones adicionales, pero deberás informar al cajero si quieres que te lo cobren o que lo depositen. Los endosos en blanco son convenientes para depósitos en cajeros automáticos y móviles, pero ofrecen la menor seguridad—quien tenga un cheque firmado podría cobrarlo potencialmente.

Endoso seguro (el más protector). Para máxima protección, escribe “Para depósito únicamente en la cuenta número XXXXXXXXX” en la parte posterior, y firma debajo. Esta instrucción asegura que el cheque solo pueda depositarse en tu cuenta especificada y no pueda cobrarse. Para mayor seguridad, espera hasta justo antes de depositar para agregar tu firma, reduciendo el tiempo en que un cheque con endoso en blanco podría ser vulnerable.

Endoso a terceros. Si deseas entregar un cheque a otra persona en lugar de depositarlo tú mismo, escribe “Páguese a la orden de [Nombre de la Persona]” y firma como de costumbre. La tercera parte puede entonces depositar o cobrar el cheque. Sin embargo, no todos los bancos aceptan endosos a terceros, así que confirma con la institución financiera correspondiente antes de usar este método.

Endoso empresarial. Los cheques a nombre de una empresa requieren que un representante autorizado los endose. El endoso debe incluir el nombre de la empresa, la firma de la persona autorizada, su cargo y cualquier restricción como “Para depósito únicamente.”

Endoso para depósito móvil. Algunos bancos requieren un lenguaje específico para depósitos móviles, como “Para depósito móvil en [Nombre del banco].” Consulta la app móvil de tu banco o contacta al servicio al cliente para conocer los requisitos específicos de tu institución.

Endoso con múltiples beneficiarios. Cuando un cheque lista varios beneficiarios conectados por “y” (como “Jane y John Doe”), ambos deben endosarlo. Si dice “o” en su lugar, cualquiera de las partes puede endosarlo y procesarlo.

Depositar tu cheque: múltiples métodos

Una vez que hayas endosado un cheque, tienes varias opciones convenientes para depositarlo en tu cuenta.

En persona en la sucursal bancaria. Visita tu banco local y presenta tu cheque endosado a un cajero. Puedes indicar verbalmente si deseas que el cheque se deposite en tu cuenta o que se cobre parcialmente, o puedes completar un formulario de depósito con esas instrucciones. Lleva una identificación válida, como licencia de conducir o pasaporte.

A través de depósito en cajero automático. Muchos cajeros automáticos, ya sea de tu banco o de una cooperativa de crédito afiliada, permiten depositar cheques directamente. Antes de usar este método, asegúrate de que tu cheque esté correctamente endosado. Dependiendo del modelo del cajero, puede que necesites colocar el cheque en un sobre proporcionado. Sigue las instrucciones en pantalla para completar tu depósito.

Vía depósito móvil. Las apps de banca móvil han hecho que depositar cheques sea más conveniente que nunca. Normalmente, seleccionas tu cuenta de depósito, ingresas el monto del cheque, tomas fotografías del anverso y reverso del cheque y envías tu depósito electrónicamente. Mantén el cheque físico en un lugar seguro hasta que confirmes que el depósito fue acreditado y los fondos aparecen en tu cuenta. Una vez finalizada la transacción, destruye el cheque de forma segura.

Pedir y gestionar tu suministro de cheques

En algún momento, necesitarás pedir cheques adicionales. Muchos bancos ofrecen cheques de cortesía con nuevas cuentas corrientes, pero si te quedas sin ellos, deberás volver a pedirlos.

Dónde pedir. La mayoría de los bancos te permiten ordenar cheques en línea a través de tu portal de cuenta o app móvil—simplemente busca opciones en las secciones de atención al cliente o gestión de cuenta. También puedes llamar al número de atención al cliente de tu banco o visitar una sucursal local para pedir. Además, empresas de impresión de cheques de terceros ofrecen cheques ya sea mediante alianzas con tu banco o a través de pedidos directos.

Información que necesitarás. Ten a mano un cheque existente, ya que contiene toda la información esencial para ordenar: tu número de cuenta, número de ruta, nombre y dirección del banco, y tu información de contacto. Anota el número de cheque de tu cheque más reciente para que tu nuevo pedido comience con el siguiente número en secuencia, evitando duplicados.

Consideraciones de costo. Los precios de los cheques varían según el proveedor, la cantidad de pedido y el diseño. Los cheques personales básicos suelen ser menos costosos que los diseños especializados o las opciones premium. Compara entre tu banco y proveedores externos para encontrar precios competitivos.

Preguntas frecuentes sobre cheques

¿Puedo escribir un cheque para mí mismo? Sí, escribir un cheque para ti mismo es completamente legal y puede tener usos prácticos. Muchas personas escriben cheques para retirar efectivo de su cuenta o transferir fondos entre cuentas. Simplemente escribe tu nombre en la línea del beneficiario y procésalo como cualquier otro cheque.

¿Son legales los cheques con fecha futura? Es generalmente legal en la mayoría de las jurisdicciones escribir un cheque con una fecha futura, aunque las leyes específicas varían por estado. Los cheques postdatados a veces se usan cuando alguien necesita enviar un pago antes de la fecha de vencimiento o quiere retrasar el retiro de fondos.

¿Qué información especial requiere un cheque para el IRS? Al pagar al IRS, incluye la información estándar del cheque más tu nombre completo y dirección, número de teléfono diurno, número de Seguro Social o EIN, el año fiscal correspondiente y el número del formulario o aviso relacionado con tu pago. Haz el cheque a nombre de “U.S. Treasury,” no directamente al IRS. Consulta el formulario fiscal correspondiente o a un profesional de impuestos para la dirección correcta de envío.

¿Puedo depositar cheques en un cajero automático? Muchos bancos y cooperativas de crédito ahora soportan depósitos de cheques en cajeros automáticos. Contacta a tu institución financiera para confirmar si este servicio está disponible y para obtener instrucciones específicas para los cajeros automáticos de tu banco.

Conclusión

Dominar cómo llenar un cheque correctamente—junto con entender las opciones de endoso, los métodos de depósito y los procedimientos de pedido—te permite gestionar tu cuenta corriente de manera efectiva. Aunque los métodos de pago digital continúan evolucionando, los cheques siguen siendo una herramienta confiable en tu arsenal bancario, y la capacidad de usarlos con confianza asegura que puedas manejar cualquier situación de pago que se presente.